视频会议一方面通过传输协作成员的视频与音频信息，使协作成员之间直观、真实的视音频交流成为现实，丰富协作成员之间的交互方式;另一方面，利用多媒体技术支持协同工作中各种信息的处理，如共享数据、协同浏览等，构造出一个多人共享的工作空间。

　　使用视频会议具有如下的优点：

　　(1)节约会议的经费与时间

　　如果要做一个大规模的分布式视频会议应用，如建立一个中心多个地区形式的分布式视频会议系统，一般的服务器很难做到。所有视频服务器的图像连接，都可以指向一个有固定独立IP的装有视频服务器管理软件的计算机。

　　例如，在我国，召开一次全国32个省市自治区的视频会议，费用仅仅为5万元;而相同规模的会议如果在一个地方的宾馆召开，那么会议的费用将高达100万元。

　　(2)提高开会的效率

　　召开视频会议的费用大致与开会的时间成正比，时间越短费用越少，因此可以促使与会代表节省时间，提高效率;同时由于参加会议的人员都在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，因此可以充分方便地交流。

　　(3)适应于某些特殊情况

　　对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的城市，视频会议将会带来极大的方便。另外，在一些特殊的场合，例如救灾、防汛、战地会议等，也可以用视频会议来及时了解或者发布紧急情况和决策，其收效难以用金钱来衡量。

　　(4)增加参会人员

　　视频会议可多人多点地参加会议;同时，视频会议系统具有的投影、VGA端口以及数据流功能可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，使总部的决策能即时传达给所有员工。

　　由于视频会议的种种优势，视频会议系统正在逐步地从高端专用市场向中底端市场转移，应用范围也扩展到内部通信、外部协作、商务谈判、远程培训、无纸化办公等领域。特别是企业和政府机构人士认识到视频会议的作用和增值功能以后，视频会议已逐步融入到企业网和电子政务网中。

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